Datenschutz

1. Allgemeine Hinweise

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website vencito.de und bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, über unser Kontaktformular oder über das Formular für Anfragen zum Pilotprogramm.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die öffentliche Website vencito.de. Die Vencito-Software unter app.vencito.de, zu der der Link „Login“ auf unserer Website führt, ist ein eigenständiges Angebot. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei ihrer Nutzung ist nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Thomas Lippmann
Oberfrohnaer Straße 13
09117 Chemnitz
Deutschland

E-Mail: info@vencito.de

Über diese E-Mail-Adresse können Sie uns auch bei Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen.

3. Hosting der Website

Unsere Website wird bei folgendem Dienstleister gehostet:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

Beim Besuch unserer Website verarbeitet STRATO technisch erforderliche Daten, um die angeforderten Inhalte bereitzustellen und die Sicherheit und Stabilität der Website zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• angeforderte Seiten und Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL, soweit vom Browser übermittelt
• übertragene Datenmengen
• technische Status- und Fehlermeldungen

Auch die Angaben, die Sie in unser Kontaktformular oder unser Pilotformular eingeben, werden auf dem Webserver bei STRATO verarbeitet (Abschnitte 6 und 7).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und technisch funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.

STRATO verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden die in Abschnitt 3 genannten Zugriffsdaten in Server-Logfiles gespeichert. Sie dienen der Gewährleistung des technischen Betriebs, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen und missbräuchlichen Zugriffen.

STRATO speichert die Server-Logfiles mit den IP-Adressen der Besucher höchstens sieben Tage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz der Website vor technischen Störungen und missbräuchlichen Zugriffen.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Dazu gehören insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse
• gegebenenfalls Unternehmensname
• Inhalt Ihrer Nachricht
• gegebenenfalls übermittelte Anhänge
• Zeitpunkt der Kommunikation

Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen als betroffener Person dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung eingehender geschäftlicher und allgemeiner Anfragen.

5.1 Microsoft 365 als E-Mail-Dienst

Für den Empfang, die Speicherung und die Bearbeitung unserer E-Mails verwenden wir Microsoft 365 mit dem E-Mail-Dienst Exchange Online. Dort gehen auch die Nachrichten aus unseren Formularen ein (Abschnitte 6 und 7).

Anbieter ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adressen, Inhalte und Anhänge von Nachrichten, Zeitpunkte der Kommunikation sowie technische Verbindungs- und Protokolldaten.

Microsoft verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag. Grundlage ist die Datenschutzvereinbarung von Microsoft (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum) nach Art. 28 DSGVO.

Gespeicherte E-Mails (ruhende Daten von Exchange Online) liegen nach der Datenstandortangabe unseres Microsoft-365-Kontos in Deutschland; Deutschland ist dafür als zugesicherter Speicherort ausgewiesen.

Das bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden. Microsoft hat sich verpflichtet, Kundendaten von Microsoft 365 innerhalb der sogenannten EU-Datengrenze (EU Data Boundary), also in Staaten der EU und der EFTA, zu speichern und zu verarbeiten. In begrenzten, von Microsoft beschriebenen Fällen werden Daten auch außerhalb dieses Gebiets verarbeitet; insbesondere kann Personal von Microsoft für Betrieb, Sicherheit und Support aus Drittländern auf Daten zugreifen.

Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); die Microsoft Corporation ist danach zertifiziert. Für Übermittlungen in andere Drittländer sieht die Datenschutzvereinbarung von Microsoft die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft, in der Datenschutzvereinbarung von Microsoft und in der Beschreibung der EU-Datengrenze.

5.2 Speicherdauer

Wir speichern E-Mail-Korrespondenz nur so lange, wie es für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und gegebenenfalls für die anschließende Dokumentation erforderlich ist. Eine längere Aufbewahrung erfolgt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Für Anfragen zum Pilotprogramm gelten die Fristen in Abschnitt 7.5.

6. Kontaktformular

Auf der Seite „Kontakt“ und auf der Startseite stellen wir ein Kontaktformular zur Verfügung. Dafür verwenden wir das WordPress-Plugin Contact Form 7.

Im Kontaktformular verarbeiten wir:

• Ihren Namen (Pflichtangabe)
• Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Ihre Nachricht (Pflichtangabe)
• freiwillig: Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer und das Thema Ihrer Anfrage

Die Pflichtangaben benötigen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten und beantworten zu können; ohne sie lässt sich das Formular nicht absenden.

Vor dem Absenden bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Diese Bestätigung ist keine Einwilligung; die Verarbeitung beruht auf den unten genannten Rechtsgrundlagen.

Ihre Angaben werden auf unserem Webserver bei STRATO verarbeitet und als E-Mail an unser Postfach info@vencito.de gesendet (Microsoft 365, Abschnitt 5.1). Wir verwenden sie ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für damit verbundene Rückfragen.

Beim Absenden verarbeitet Contact Form 7 technisch auch die IP-Adresse und die Browserkennung Ihres Geräts, etwa um automatisierte Einsendungen zu erkennen. Diese Angaben werden nicht in die E-Mail an uns übernommen und – abgesehen von den Server-Logfiles (Abschnitt 4) – nicht gespeichert.

Die Formularangaben werden nicht in der Datenbank der Website gespeichert. Eine Kopie oder Eingangsbestätigung per E-Mail an Sie wird nicht versendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen.

Die Angaben werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen rechtlichen Gründe für eine längere Speicherung bestehen (Abschnitt 5.2).

7. Anfrage zum kostenlosen Pilotprogramm

Auf der Seite „Pilotprogramm“ können Unternehmen über ein Formular die Teilnahme an einem kostenlosen Pilotprogramm für die Vencito-Software anfragen. Für das Formular verwenden wir das WordPress-Plugin Contact Form 7.

7.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Pilotanfrage verarbeiten wir:

• den Namen des Unternehmens (Pflichtangabe)
• eine geschäftliche E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• freiwillig: die Größe des Vertriebsteams

In die E-Mail an uns werden außerdem der Zeitpunkt der Anfrage und die Seite übernommen, über die das Formular gesendet wurde.

Ohne Unternehmen und E-Mail-Adresse können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten; das Formular lässt sich ohne diese Angaben nicht absenden.

Vor dem Absenden bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Diese Bestätigung ist keine Einwilligung; die Verarbeitung beruht auf den in Abschnitt 7.3 genannten Rechtsgrundlagen.

Beim Absenden wird der Teil der E-Mail-Adresse nach dem „@“ automatisch mit festen Listen verglichen. Adressen bekannter Wegwerf-E-Mail-Dienste nehmen wir nicht an. Adressen allgemeiner E-Mail-Anbieter (zum Beispiel GMX oder Gmail) werden in der E-Mail an uns als solche gekennzeichnet.

7.2 Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage entgegenzunehmen und zu prüfen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls die Teilnahme Ihres Unternehmens am Pilotprogramm vorzubereiten.

Die Pilotanfrage ist unverbindlich. Durch das Absenden des Formulars wird kein Benutzerkonto angelegt, es werden keine Zahlungsdaten erhoben, und es kommt kein Vertrag zustande, insbesondere kein kostenpflichtiger.

Über die Aufnahme in das Pilotprogramm entscheiden wir im Einzelfall persönlich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Eine spätere Nutzung der Vencito-Software setzt diese Prüfung und eine individuelle Freischaltung voraus.

7.3 Rechtsgrundlagen

Soweit die Anfrage der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen als betroffener Person dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Organisation des Pilotprogramms.

7.4 Empfänger und Übermittlung

Das Pilotformular wird auf unserem Webserver bei STRATO verarbeitet (Abschnitt 3). Die Angaben werden als E-Mail an unser Postfach info@vencito.de gesendet, das wir mit Microsoft 365 betreiben. Informationen zu Microsoft 365, zum Speicherort und zu Übermittlungen in Drittländer finden Sie in Abschnitt 5.1.

Beim Absenden verarbeitet Contact Form 7 technisch auch die IP-Adresse und die Browserkennung Ihres Geräts, wie in Abschnitt 6 beschrieben; in die E-Mail an uns werden sie nicht übernommen. Zur Begrenzung der Anfragen siehe Abschnitt 7.6.

Die Formularangaben werden nicht in der Datenbank der Website gespeichert. Eine Bestätigungs-E-Mail an Sie versenden wir nicht; die Bestätigung erscheint nach dem Absenden auf der Website.

7.5 Speicherdauer

Anfragen, die nicht zu einer Teilnahme am Pilotprogramm führen, löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung.

Wird Ihr Unternehmen in das Pilotprogramm aufgenommen, bewahren wir die Anfrage für die Dauer der Teilnahme auf und löschen sie spätestens sechs Monate nach deren Ende.

In beiden Fällen gilt dies nur, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen und die weitere Speicherung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Vencito-Software informieren wir Sie vor Beginn der Nutzung gesondert.

7.6 Schutz vor missbräuchlichen Anfragen

Zum Schutz vor automatisierten und missbräuchlichen Anfragen setzen wir im Pilotformular technische Maßnahmen ein. Externe Dienste wie CAPTCHA-Anbieter binden wir dafür nicht ein, und es werden keine Cookies gesetzt.

• Das Formular enthält ein für Menschen nicht sichtbares Feld, das in der Regel nur automatisierte Programme ausfüllen.
• Es wird geprüft, ob zwischen dem Laden der Seite und dem Absenden einige Sekunden vergangen sind.
• Die Anzahl der Anfragen ist je Internetanschluss und Stunde sowie insgesamt je Tag begrenzt.

Für die Begrenzung je Internetanschluss wird beim Absenden aus der IP-Adresse Ihres Geräts mit einem zufällig erzeugten Schlüssel ein pseudonymer Prüfwert (Hash) gebildet. Gespeichert werden nur dieser Prüfwert und ein Zähler, nicht die IP-Adresse selbst. Der Zähler gilt höchstens eine Stunde. Der Schlüssel wird höchstens 24 Stunden verwendet und danach durch einen neuen ersetzt; ältere Prüfwerte lassen sich damit nicht mehr bilden oder abgleichen. Abgelaufene Einträge entfernt WordPress automatisch. Der Tageszähler enthält keine personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Website, des Formulars und unseres E-Mail-Postfachs vor Missbrauch.

7.7 Keine Einwilligung in Werbung

Mit dem Absenden einer Pilotanfrage erteilen Sie keine Einwilligung zum Erhalt allgemeiner Werbe-E-Mails oder Newsletter. Wir verwenden die übermittelten Kontaktdaten zur Bearbeitung der konkreten Anfrage und für die damit unmittelbar zusammenhängende Kommunikation.

8. Cookies und vergleichbare Technologien

Beim Besuch unserer Website werden keine Cookies gesetzt. Die Website verwendet auch keine vergleichbaren Technologien wie den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage oder Session Storage), Tracking-Pixel oder Fingerprinting.

Eine Ausnahme bildet die Anmeldeseite des Verwaltungsbereichs von WordPress, die nur für uns als Betreiber bestimmt ist. Beim Aufruf dieser Seite setzt WordPress ein Sitzungs-Cookie, mit dem geprüft wird, ob der Browser Cookies annimmt; es enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Bei einer Anmeldung setzt WordPress zusätzlich die dafür erforderlichen Cookies. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Schriftarten

Die auf unserer Website verwendete Schriftart wird von unserem eigenen Webserver geladen. Eine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftanbietern wird dabei nicht hergestellt.

10. Externe Dienste, Analyse und Marketing

Wir binden auf unserer Website keine externen Dienste ein, insbesondere keine Webanalyse- oder Marketingdienste wie Google Analytics oder Meta Pixel, keine CAPTCHA-Dienste, keine Karten, keine Videos von Drittanbietern und keine Social-Media-Plugins. Alle Inhalte der Website werden von unserem Webserver bei STRATO geladen. Links zu externen Websites, etwa in dieser Datenschutzerklärung, stellen erst dann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her, wenn Sie sie anklicken.

Sollten wir künftig entsprechende Dienste einsetzen, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung und holen, soweit gesetzlich erforderlich, zuvor Ihre Einwilligung ein.

11. Datensicherheit

Unsere Website ist ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung erreichbar. Dadurch wird die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver geschützt.

Darüber hinaus setzen wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, die dem Risiko der jeweiligen Datenverarbeitung angemessen sind. Ein vollständiger Schutz vor sämtlichen Risiken der Datenübertragung im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

12. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Auf dieser Website holen wir derzeit keine Einwilligungen ein.

Widerspruchsrecht: Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@vencito.de.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für unseren Sitz in Sachsen kommt insbesondere folgende Behörde in Betracht:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
www.datenschutz.sachsen.de

Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

14. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer öffentlichen Website zum angegebenen Stand. Wir aktualisieren sie, wenn sich die eingesetzten Dienste, die technischen Funktionen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: 14. Oktober 2026